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RPAとは? 導入手順やできることについてわかりやすく解説

RPAの導入を検討するうえで、何を実現できるのか、どういったメリットを得られるのか知りたい方は少なくないでしょう。また、初めての利用であれば、どのように導入するのかも理解しておく必要があります。本記事では、RPAの概要やメリット、導入手順などについて解説します。

RPAとは? 導入手順やできることについてわかりやすく解説

徹底解説!RPAの導入メリットとツールの選定ポイント

RPAとは? 必要とされている背景

RPAとは、Robotic Process Automationの略であり、定型業務を自動化できるツールです。PCで行う定型作業をRPAのプログラムで自動化でき、作業に人の手が介在しないためヒューマンエラーの防止にもつながり、業務効率化や生産性向上を実現できます。

RPA導入により、メール対応やデータ入力、勤怠管理、データのダウンロード・アップロードなどの自動化が可能です。また、SNSに投稿されている自社製品・サービスに関する情報の収集、日報や請求書の作成なども自動化できます。

日本の少子高齢化は社会問題化しており、労働人口も減少の一途をたどっています。今後、企業は今まで以上に人材の確保が難しくなると考えられているため、生産性向上が見込めるRPAに注目が集まっています。

また、近年多くの国内企業がRPAを導入している理由のひとつが、働き方改革です。働き方改革では、柔軟な働き方の推進や長時間労働の解消などを軸としています。これらを実現するには、RPAで業務を自動化し、限られたリソースで最大の成果をあげなくてはなりません。

RPAの概要については以下の記事で詳しく解説しています。
https://www.ia-portal.jp/blog/what-is-rpa

業務棚卸チェックシート
徹底解説!RPAの導入メリットとツールの選定ポイント

RPAの導入手順

RPAを導入する際には、現在の業務を見直し、どの業務を自動化するのかを考える必要があります。そのうえで、RPAツールの選定を進めます。また、いきなり大掛かりな導入をするのではなく、スモールスタートで取り組むのも成功のコツです。

現在の業務を見直し

RPAは、どのような業務でも自動化できる魔法のツールではありません。RPAを用いた自動化に適した作業と、そうでない業務があるため、まずは現在の業務を見直すことからスタートしましょう。

それぞれの業務における内容や手順、担当者などを可視化し、自動化による恩恵をもっとも受けられる業務をピックアップします。

業務の可視化により、今まで見えていなかった課題が明確になる可能性もあります。その結果、RPAの導入以外の方法で課題を解決する方法が見つかるかもしれません。

RPAツールの選定

ツール選定時には、自社の課題解決を実現できるかどうかをチェックしましょう。RPAツールは数多くリリースされており、機能や強みは個々で異なります。機能や強みを比較しつつ、導入目的にマッチした製品を選びましょう。

コスト面も要チェックです。RPA導入には、初期コストやランニングコストが発生します。オンプレミスとクラウド、導入形態によっても必要となるコストは大きく変化するため注意しましょう。

使いこなせないツールを導入しても成果は期待できないため、操作性の確認も必要です。実際に使用してみないとわからない部分もありますが、製品によっては無料トライアルも用意されているため、あらかじめ使いやすさや機能をチェックしたうえで導入が可能です。

段階的に導入

いきなり広範にわたる業務へ導入してしまうと、万が一トラブルが発生したとき対応できないおそれがあります。場合によっては、業務が停止してしまう可能性もあるため、スモールスタートでの取り組みをおすすめします。

まずは一部の業務へ導入し、様子を見つつ適用領域を広げていきましょう。こうすることで、いざトラブルが起きてもダメージを最小限に抑えられます。また、運用をスタートしたあとは、定期的に効果検証も行い、きちんと成果が出ているかどうかの確認も必要です。

RPA導入に必要な費用とは?

RPA導入時には、初期費用(ライセンス料)が発生します。RPAには、端末へインストールして利用するデスクトップ型をはじめ、サーバーにインストールするサーバー型、クラウド上のシステムを利用するクラウド型などがあります。

導入する製品のタイプにより、初期費用が変わるため注意が必要です。初期費用は、デスクトップ型→クラウド型→サーバー型の順に高くなる傾向があります。特に、サーバー型は規模が大きくなることも多く、数千万円の費用が発生するケースも見受けられます。

導入費用だけでなく、ランニングコストも発生します。月額利用料金やメンテナンス料金、サポート費用などが代表的です。また、RPAを使いこなすためには従業員への教育も必要となるため、別途育成コストが発生することも理解しておきましょう。

RPA導入によるメリット

RPAの導入を検討している方にとって、どのようなメリットを得られるのかはもっとも気になるところでしょう。代表的なメリットとしては、生産性の向上やコストの削減、従業員のモチベーション向上などが挙げられます。

生産性の向上

RPAは24時間365日稼働させられるため、生産性の向上につながります。人間のように疲れて集中力が低下したり、体調不良を起こしたりといった不安もありません。

また、RPAの導入により少ない人員で今までと同等、もしくはそれ以上の成果が期待できます。定型業務をRPAに任せられるためです。リソースをより有効に活用できるようになり、クリエイティブな作業やコア業務へ戦力を集中的に投入できます。

さらに、RPAはミスを犯さないため、手戻りの心配がありません。ヒューマンエラーによる手戻りが多く発生すると、生産性の低下につながります。一方、RPAは組み込まれたプログラムに従って粛々と正確に作業を進めるため、ロスや無駄が生じません。

コストの削減

コストの削減につながるのもメリットです。今まで従業員に任せていた定型業務を、RPAに代行してもらえるため、人件費を削減できます。企業経営において大きなウエイトを占める人件費を削減できれば、その分を設備投資や開発費用などに回すことも可能です。

業界によっては、繁忙期を乗り切るため一時的に人員を増やすケースも少なくありません。しかし、RPAを導入すればこのようなシーンにおいても人員を確保する必要がなくなり、トータルでコストを削減できます。

また、人を雇うとなれば給与以外のさまざまな経費も発生します。従業員が働きやすい環境を整備する必要があり、ここにもコストがかかります。一方、RPAであればこのような配慮は必要ありません。システムが業務を遂行してくれるため、放置していても大丈夫です。

モチベーションの上昇

定型業務のなかには、工数が多く手順が複雑なものもあります。このような業務に日々取り組む従業員が、ストレスを抱えてしまう可能性は否めません。RPAで定型業務の自動化に成功すれば、従業員は定型業務のストレスから解放され、モチベーションアップにつながります。

また、RPAの導入で組織全体の業務効率化が進むと、残業時間も減らせます。従業員は必要以上に残業をしなくてよくなり、ワークライフバランスも整います。

仕事に対するモチベーションが低下すると、離職につながりかねません。そうなれば新たな人材の確保や育成に多大なコストと時間がかかるでしょう。

RPAの導入で従業員のモチベーションが上がれば、離職率が低下するだけでなく、生産性の高まりも期待できます。

まとめ

RPAの導入により、さまざまな定型作業を自動化でき、生産性向上やコスト削減などのメリットを得られます。導入においては、業務を見直したうえでツールを選定し、スモールスタートで取り組みを進めましょう。

RPAの導入を検討しているのなら、「Blue Prism」も選択肢のひとつに加えてみてはいかがでしょうか。プログラミング初心者から上級者まで対応できる懐の深さがあり、自社の目的にマッチした開発が可能です。加えて、ひとつの業務で作成したオブジェクトを別の業務で再利用でき、修正や調整も容易であるため開発コストを下げられます。

業務効率化を目指すのであれば、無料トライアルなども活用し、RPAの使用感を試してみましょう。

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