どんな企業でも、商品やサービスを販売(提供)し、売上を立てて利益を得ます。つまり、業界・業種を問わず、「販売管理」は必ず存在する業務の一つです。しかし、販売管理業務について詳しく知っているというビジネスパーソンは、意外と少ないかと思います。
販売管理に直接関わっているならまだしも、間接的にしか関わっていないという人は、なかなか販売管理業務の内容について知る機会は少ないかもしれません。
今回は、そんな販売管理業務の内容について、基礎から紹介していきたいと思います。
販売管理業務の基本は、「様々な情報を管理する」こと
販売管理業務の基本は、販売に関する様々な情報を管理することにあります。その情報とは、「どこに」、「何を」、「いつ」、「どれくらい」、「いくらで」、「どのように」販売したか、という情報です。ちなみに、「販売」と聞くと商品の販売をイメージしますが、ここではサービスという「無形商材の販売」も含めています。
さらに、これらの情報に加え、販売した代金をいつもらえるのか、という情報も管理しなければなりません。次に、具体的な業務内容を列挙していきます。
販売管理業務の具体的な内容
- 受注管理…顧客からの発注内容を管理し、出荷対応や生産指示依頼を出す
- 在庫管理…出荷した商品数を在庫に反映させる
- 出荷管理…受注から出荷までを追跡し、適切な出荷をサポートする
- 請求管理…出荷した商品代金の請求を管理する
これらの業務内容にプラスして、仕入管理を含める場合もあります。
マーケティングとの違いは何か？
販売管理業務とマーケティングを混同してしまう方も多いようなので、ここでその違いを解説しておきます。
まず、販売管理業務は先に紹介した通り、販売に関わる情報を管理しつつ、受注管理や在庫管理としていた具体的な業務を行います。一方、マーケティングとは「商品情報を適切に届け、売上増加へ繋げるための活動」です。
つまり、マーケティングでは受注管理や在庫管理は行いません。市場と顧客を分析し、適切な情報伝達手段によって、商品認知や売上拡大を狙う活動全般を指します。ただし、最近では販売管理業務の一環として、マーケティングを取り入れる企業も少なくありません。
ただし、あくまで販売管理とマーケティングは別のものなので、その点を念頭に置いておきましょう。
販売管理業務はなぜ重要？
正しく整備された販売管理業務は、企業の利益拡大のために欠かせません。では、具体的にどう重要なのでしょうか？
まず、受注管理では顧客からの受注内容を明確に記録した上で、次のアクションへの支持を出します。個別生産を行う製造業なら調達指示や生産支持を出し、小売業なら出荷指示を出します。いわば、受注管理は「ビジネスの起点」です。受注内容を的確に管理しなければ、迅速な支持を出すことができず、その分納期が遅れてしまいます。納期は顧客満足度に直結するとても重要な要素なので、徹底した受注管理が欠かせません。
在庫管理は迅速な納期回答や、キャッシュフロー改善のために欠かせない業務です。販売した商品を正確に在庫に反映させないとどうなるかというと、営業や生産管理は在庫システム上のデータを信用できなくなります。これにより、顧客への納期回答が遅れたり、最悪間違った納期伝達しかねません。さらに、在庫データが正確でないと不良在庫が発生する可能性が高くなり、キャッシュフローを悪化させる原因にもなります。
出荷管理に関しては、適切な商品や適切な顧客のもとへ届けるためにとても重要です。顧客は常に迅速な納期と、正確な納入を望んでいます。出荷管理を徹底することでそれらの要件を満たすことができ、顧客満足度向上につながります。
販売した商品やサービスの代金は、確実に支払われる必要があります。でなければ、企業のキャッシュフローは悪化し、経営が苦しくなってしまうでしょう。黒字倒産の可能性もあります。このため、顧客から正確な代金回収を行うため、請求情報を適切に管理しなければなりません。
このように、販売管理は企業が経営していく上で、非常に重要な業務です。適切な販売管理なしで、企業の成長はおろから維持すら難しいでしょう。
販売管理業務の様々な課題
企業経営にとって重要な販売管理業務にも、実は様々な課題があります。
1.業務プロセスが巨大なため、改善が進まない
販売管理業務は、受注管理に始まり出荷管理や請求管理など、非常に多くの業務範囲を持ちます。このため、一つの業務プロセスが巨大になりがちです。そこで起きる問題は、「業務改善が難しい」ということです。
一つの業務プロセスが巨大になると、一つ一つの作業との関係を明確にした上で改善に取り組まなければなりません。そうしないと、一部では改善できても、業務プロセス全体が変わってしまった、という事態が待っているためです。
このため、業務プロセスの可視化つまりビジネスプロセスを可視化するためのスキルやシステムが必要になります。
2.メールやFAXによる受注でデータ入力の手間がある
「デジタル化社会」とはいっても、メールやFAX、あるいは電話での受注を行っている企業はまだまだ多いでしょう。特に、得意先が老舗の中小企業の場合、メールやFAXによる受注業務が多くなる傾向にあります。
ここで発生する問題が「データ入力の手間」と「入力ミス」です。メール・FAX・電話での受注は、その後システムにその内容を反映する必要があります。ここは手作業で行う部分なので、手間がかかり、かつ入力ミスが発生する可能性もあります。
こうしたデータ入力の手間を削減し、入力ミスを軽減することは販売管理業務の重要な課題です。
3.情報の一元管理が難しく、販売計画が立てづらい
販売管理業務では様々な情報が発生します。受注データ、在庫データ、出荷データなど、これら様々な情報を管理し、次年度の販売計画を立てるという企業も多いでしょう。しかし、そもそも情報の一元管理が難しく、販売計画を立てるためにかなりの時間を費やしてしまいます。
情報の一元管理を行い、データにもとづいた販売計画立案が重要です。
4.繰返しになる販売業務を自動化できない
定期的な取引がある得意先からの受注は、毎回同じ受注内容であることが多いでしょう。そうした場合、システム化によって販売業務を自動化することができます。繰返しの販売業務を自動化できれば、業務効率を大幅にアップできます。
5.取引先によって見積フォーマットが異なる
取引先によって見積フォーマットが異なると、数種類のフォーマットを管理する必要があります。しかし、異なる見積フォーマットを管理すると、時に選択ミスが発生したり、見積作成業務が非効率になってしまいがちです。
BPMシステムで販売管理業務の効率化を
企業経営にとって重要な業務だからこそ、業務改善によって得られる効果は大きいというものです。そこで、販売管理の業務改善のために、ビジネスプロセス管理(BPM)システムの導入をぜひご検討ください。
BPMシステムは、複雑な業務プロセスの可視化から改善実施、施策モニタリングなど、様々な機能で企業の販売管理業務改善を支援します。効果の高い業務改善を実施し、販売管理業務を効率化することで、高い利益を確保する環境を整えましょう。
