業務改善

RPA化を進めて業務効率化!導入の手順を解説

さまざまな業務のRPA化により、業務効率化を実現できます。ただ、スムーズにRPA化を進めるうえでは、しっかりと計画を立てて正しい手順に沿って導入を進めなくてはなりません。本記事では、RPA化の概要や実現できること、具体的な導入手順などについて解説します。

RPA化を進めて業務効率化!導入の手順を解説

徹底解説!RPAの導入メリットとツールの選定ポイント

RPA化とは

RPAとは、Robotic Process Automationの略であり、コンピューター上で実行するさまざまな処理を自動化する取り組みを指します。RPAツールを導入することで、単純作業やルーチン業務の自動化が可能です。

業務自動化が可能なRPAですが、あらゆる業務を自動化できるわけではありません。基本的には、定められたルールや手順のもと行われる業務の自動化に適しています。反対に、ルールが頻繁に変更される、複雑すぎる、人の判断が必要とされるような業務の自動化には適していません。

業務棚卸チェックシート
徹底解説!RPAの導入メリットとツールの選定ポイント

RPA化でできること

RPA化によりできることは多々あります。たとえば、システムへの顧客情報登録や顧客からの問い合わせ対応、請求書をはじめとした文書の発行が挙げられます。

顧客情報の登録

RPA化により、複数システムへの顧客情報登録を自動化できます。取得した顧客情報を、CRMや名刺管理ソフトなどへ個別に入力するのは手間のかかる作業です。各システムへログインし入力作業を繰り返すため、ミスや入力漏れが発生するリスクもあります。

その作業をRPA化すれば、1回の入力でロボットが自動的に複数システムへ情報を登録してくれます。手作業で入力する手間を大幅に削減でき、入力ミスや漏れなどヒューマンエラーの防止も実現できます。

OCRシステムと組み合わせれば、文書のテキスト情報を読み取り、RPAで処理することも可能です。たとえば、名刺をスキャンして名刺管理ソフトへ反映させる、読み取った帳票をRPAで処理させることができます。

問い合わせへの対応・社内共有

メールやフォームによる問い合わせに対し、個別で対応するのは手間と時間がかかります。メールを開封して内容を確認、そのうえで返信の打ち込みや送信を行う必要があるため、毎日数多くの問い合わせが寄せられる企業では膨大な時間を割かなければなりません。

RPA化すれば、問い合わせ対応の自動化が可能です。自動返信の対象となるメールが送られてきた際に、RPAが自動で返信してくれるため、従業員の手間を軽減できます。

また、クレーム対応やメール対応の内容を業務管理システムへ転記する、内容に応じて各部門へ通知することもでき、スムーズな情報共有を実現します。

請求書の発行

規模の大きな企業ともなれば、毎月発行する請求書の数も膨大です。このような請求書の発行も、RPAにより自動化できます。Excelから取得した請求情報を個別に集計処理し、請求書を印刷するまでの流れを自動化することが可能です。

また、受理した請求書の処理も自動化できます。請求書のテキスト情報をスキャンして会計システムや総勘定元帳へ転記することが可能です。請求書発行や受理の業務をRPA化すれば、入力ミスや漏れを回避でき、業務効率化につながります。

スムーズなRPA化には計画が重要

スムーズなRPA化を実現するには、しっかりとした計画を立てたうえで実行に移さなくてはなりません。無計画にRPA化を進めようとすると、必要以上に高機能・高価格なツールを導入してしまう、ツールを導入したものの自社の業務自動化には適していなかったということにもなりかねません。

また、無計画にRPA化を進めようとした挙句、現場の従業員から反感を招いてしまうおそれもあります。RPA化に伴い、もっとも影響を受けるのは現場の従業員です。業務の取り組み方が大きく変化するため、反感を招きモチベーションも低下するかもしれません。

このようなリスクを避けるためには、事前にしっかりと計画を立てることが重要です。従業員の理解を得つつ、RPA化を進めていきましょう。

RPA導入のステップ

RPA導入にあたってまずやるべきは、導入目的を明確にし、自動化の対象となる業務を洗い出すことです。そのうえでロボットを設計し、運用を始めましょう。運用を始めたあとも、定期的な効果検証やメンテナンスが欠かせません。

1.業務の洗い出し

まずは、RPAを導入する目的を明確にしましょう。目的が明らかになれば、どの業務を自動化するべきかが見えてきます。そのうえで、自動化する業務を絞り込んでいきましょう。

実際に業務を洗い出すときは、現場で取り組まれている作業や工数を把握します。そこから、RPAで自動化できる業務を選定しましょう。選定したら、業務の手順をフロー化します。フローに沿ってRPAは処理を行うため、このプロセスは重要です。

2.ロボット設計

対象となる業務のフローに基づき、ロボットが実行するシナリオを設計しましょう。RPAはシナリオに基づき処理を行うため、このプロセスでミスが生じると不具合が発生してしまうおそれがあります。

そのため、設計プロセスには対象業務に関わっている従業員も参加するとよいでしょう。実際にその業務を担当している従業員であれば、シナリオ設計に生じている問題に気づけます。

また、実際に稼働させる前に、テストを行うことも大切です。いきなり稼働させてしまうと、トラブルが発生し業務が停止してしまうかもしれません。問題なく稼働するかどうかをテストし、問題があれば適宜修正しましょう。

3.運用・保守

運用を始めたあとは、定期的に効果検証を行いましょう。課題がきちんと解決されているか、目的を達成できているかどうかを確認し、必要に応じて設計プロセスの見直しも行います。

併せて、定期的なメンテナンスも欠かせません。1日に膨大な処理を行うような過酷な環境下においては、エラーが発生する確率も高まります。その都度メンテナンスを行うのはもちろん、必要に応じてプログラムの修正も行わなければなりません。

また、連携しているサービスやツールに仕様変更があった、プログラムがバージョンアップした際にもメンテナンスが求められます。

4.効果測定

よくある失敗としては「想定していた効果が得られなかった。」「どの程度効果があったのかわからない」などです。

考えなしに導入してしまい効果も図れず、ロボットを作りこんでしまった後でやりたいことが実現できず後悔するケースも多いです。効果が実感できないため、RPAを導入する業務を広げることが出来ず、業務効率化が進まない事態に陥ります。

そのような事態を防ぐためにも、運用のあとも効果検証を行うことが必要です。

RPA化を進める際の注意点

RPA化を進める際には、従業員の理解を得ることが大切です。なぜなら、RPA化による変化の影響をもっとも大きく受けるのは現場で働く従業員であるためです。何の説明もなくいきなりRPA化を進めようとすると、従業員の反感が高まり生産性の低下を招きかねません。

このようなリスクを避けるためには、従業員への丁寧な説明が求められます。なぜRPA化が必要なのか、RPA化により現場はどのようなメリットを得られるのか、丁寧に説明しましょう。

また、RPA化そのものが目的とならないよう注意が必要です。RPAは、あくまで業務効率化や生産性の向上を実現するための手段です。RPAの導入に固執してしまうと、RPA化に適さない業務まで自動化しようとしてしまい、余計な手間と時間を費やすおそれがあります。

さらに、RPAの運用においては、既存業務のブラックボックス化や誤処理、セキュリティホールの発生などのリスクが懸念されます。そのため、適切にルールを定めたうえで管理する体制の構築も必要です。

まとめ

RPA化により、顧客情報の登録や問い合わせ対応、請求書の処理といった業務の自動化ができ、業務効率化を実現できます。取り組みを進めるうえでは、きちんと計画を立てたうえで、従業員の理解を得ることが大切です。

なお、RPA化を検討しているのなら、Blue Prismも選択肢のひとつに加えてみてはいかがでしょうか。Blue Prismはプロコードに対応しており、自由度の高い設計が可能です。自社の課題解決や目的達成にマッチした運用ができるので、ぜひ導入を検討してみてください。

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