業務改善

働き方改革を推進するITソリューション一覧

今やすべての企業や組織の課題となっている「働き方改革」ですが、その実現には必ずと言ってよいほどITソリューションが登場します。なぜ、働き方改革とITは切っても切り離せない関係なのでしょうか?

働き方改革のポイントは、「多様化」です。雇用形態、勤務時間や場所などをこれまでの画一的な働き方から、多様性を受け入れることによって、様々な事情のある優秀な人材に最大限に活躍してもらうということが中心です。その結果、無駄な移動や非効率を排除して労働時間の削減という効果も期待できます。

これを実現するには、労務管理制度の刷新とともに、多様な環境でチームとして働けるためのITソリューションがセットで必要になることは想像に難くないでしょう。

例えば仕事する場所を問わないテレワークを導入するにあたって、遠隔地にいても従業員同士がスムーズな連携が取れるようにするためにコラボレーションツールが必要です。単純作業を効率化して長時間労働の抑制をしたいのであれば、ロボットで定型業務を代行するRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)が必要でしょう。

働き方改革の実現のためにこうしたITソリューションを活用するように、政府はいくつかの助成金制度も設けています。これから働き方改革に取り組もうという企業は、ぜひともITソリューションを活用した効果の高い取り組みを行っていただきたいものです。

そこで本稿では、働き方改革を推進するに役立つ代表的なITソリューションを一覧でご紹介します。

徹底解説!RPAの導入メリットとツールの選定ポイント

テレワークなど新しいワークスタイルを提案するITソリューション

「働き方改革」を聞いてテレワークなどを想像する方は多いでしょう。在宅勤務に代表されるような、オフィスにいなくても仕事ができる環境を提供するのは、多様な人材の活用には欠かせない視点です。コロナ禍の影響もありこれが大きく進展しているのは言うまでもないでしょう。

まずはテレワークを実現するためのITソリューションを紹介します。

コラボレーションツール

コラボレーションツールは従業員同士や組織全体のコミュニケーション力を高めるためのITです。テレワークでは従業員が遠隔地で日常業務をこなしていくため、今まで以上にコラボレーション基盤を整える必要があります。

主なツールとしてはファイル共有などの「グループウェア」やチャットなどの「リアルタイムコミュニケーションツール」などが挙げられます。

最近ではクラウドベースのグループウェアが主流となってきていて、Microsoft 365やGoogle Work space などが主要な製品です。いずれもメールやスケジュール管理、ファイル共有などの基本的な機能に加え、リアルタイムコミュニケーションツールやドキュメント編集のアプリケーションもついているパッケージ製品となっているため、いずれかを契約すればひと通りのコラボレーション環境を整えることができます。

また、クラウドサービスとして提供されるため、どこからでもインターネットさえつながれば利用できることはもちろん、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなど様々なデバイスからシームレスに利用できるのも特徴です。

モバイルデバイス管理(MDM)

モバイルデバイス管理は会社が従業員に対して貸与したスマートフォンやタブレットを一元管理するためのITです。テレワークを実現するにあたって、モバイルデバイスを貸与するのが一般的です。ただし、従業員によっては私用デバイスのように仕事以外の目的で使用するケースも想定できます。そうすると情報漏えいなどのリスクも増加するため、徹底した管理が必要です。

モバイルデバイス管理があれば、使用できる機能に制限をかけたりログを取得してセキュリティを強化することも可能です。万が一端末を紛失した際は、内部のデータだけを削除するといった対策も立てられます。

デスクトップ仮想化

デスクトップ仮想化とは、本来パソコンにあるデスクトップ環境をすべてサーバーに移行して集中管理し、ユーザーはネットワーク経由でリモートアクセスして利用する形態です。最大のメリットは情報漏洩対策です。デスクトップ仮想化の環境では、実際のデータやアプリケーションはサーバー側にあり、利用する端末には一切残らないため、端末の紛失や盗難などの際にも情報漏洩の事故を防ぐことができます。

また、利便性の面でもデスクトップ仮想化がある環境では、ユーザーは異なる端末からでも同じデスクトップ環境にアクセスできます。つまり自宅やカフェにいても、オフィスにいる際のデスクトップとまったく同じ環境で仕事ができるというわけです。
従来は、サーバー側にデスクトップ環境を集約するためのハードウェアなど大きな投資が必要でしたが、最近ではデスクトップ仮想化を手軽に提供するDaaS(デスクトップas aサービス)も登場し、サービスとして初期コストを抑えながら利用することが可能になりました。

テレワークを実現する際は、これらのITソリューションを組み合わせ、利便性とセキュリティを両立させることが重要です。

業務棚卸チェックシート
徹底解説!RPAの導入メリットとツールの選定ポイント

長時間労働を是正し労働生産性を飛躍させるITソリューション

働き方改革のもうひとつのテーマは「長時間労働の是正」でしょう。そのためには「労働生産性向上」が不可欠です。長時間労働も生産性の低さも、単に働き方改革の問題だけでなく、少子高齢化や経済成長の観点からも様々な社会的問題の温床として認識されつつあります。

近年、この領域で特に注目を集めているITソリューションがRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)です。RPAはロボットソフトウェアによって膨大な量の定型業務を自動化するITソリューションであり、デジタルレイバー(仮想知的労働者)とも呼ばれています。

RPAはユーザーが定義したプログラムに従ってパソコン上の操作を自動化し、大幅な作業時間削減効果を発揮します。これまでもExcelマクロなどの自動化ツールは存在しましたが。それらとの違いは「複数のアプリケーションやシステムにまたがった自動化ができる」とい点です。

例えば、「Excel台帳をメールからダウンロード」「Excel台帳を開く」「データを参照しつつシステムに転記する」「完了報告を関係者全員にメールで知らせる」などの定型業務をすべてRPAが自動的に行ってくれます。RPAはよく「ホワイトカラー業務に有効」と言われておりますが、実際は営業や企画開発といった部門でも定型業務ならばすべてRPAでの代行が可能です。

大手銀行会社ではすでに年間8,000時間の作業時間削減に成功している事例もあります。

ちなみにプログラムの定義といっても難しいものではなく、製品によってはITスキルが低い人材でも開発が行えます。

会社と従業員のエンゲージメントを高めるITソリューション

「エンゲージメント」とは、もともと婚約や約束、従事という意味を持ちますが、ここでは互いの距離感というニュアンスを含んでいて、そのまま「エンゲージメント」と使われることが多くなってきました。ここでいうエンゲージメントは、たとえば飲み会や社内行事などによる社員の距離感ではなく、あくまで従業員の組織やビジネスに対するエンゲージメントであり、「エンゲージメントが高い人材」というのは会社が扱う製品やサービスに対する思い入れが強い、あるいは今の仕事にやりがいを感じているなどビジネスに対して好印象を持ち、結果的に高いパフォーマンスを発揮してビジネスに貢献するための指標になります。

このエンゲージメントを高めるために注目されているITソリューションがタレントマネジメントシステムです。これは、従来の人事管理システムと違って、人材一人ひとりのタレント(才能、スキル)を管理して、戦略的な人事マネジメントを行っていくためのものです。

タレントマネジメントを導入すると適材適所を実現し、従業員に対してやりがいのある仕事を与え続けられます。その結果、会社と従業員のエンゲージメントが高まり、エンゲージメントが高い従業員は付加価値がより高い仕事をするため、最終的には利益として会社に還ってきます。

以上のように、「働き方改革」といっても様々な切り口やテーマがあり、さらにそれを実現するためのITソリューションがあります。

そして、働き方改革のためにすべてのソリューションを一度に導入するのは現実的ではありません。自社の優先課題を明確にし、最終的な整合性を意識しながら、ひとつずつ取り組んでいきましょう。

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