ビジネスプロセス改善は多くの企業が求めています。誰もが既存の業務プロセスに問題があると感じ、それを解決することで経費削減や収益性アップを実現すると信じているのです。
確かに、業務改善をすることができればそういった効果もあるでしょう。しかし実際には、目的を見失い勘違いした改善方法を実践してしまっているのが現状です。
特に「既存業務プロセスを一度破壊して新たに再構築する」と考えている企業が多く、最終的には強引なビジネスプロセス改善を行うことで失敗に陥っています。というより、失敗をしたものを「改善」とは呼べませんね。
確実かつ効果の高いビジネスプロセス改善を実践するためにはいくつかの「心得」があります。
今回はビジネスプロセス改善の目的を整理しつつ、改善の心得や成功事例について紹介していきます。
ビジネスプロセス改善の目的とは？
ビジネスプロセス改善の目的として「人件費削減」や「業務の無駄を可視化する」などを掲げている企業は少なくありません。さらに「重複した業務を洗い出し、一つに統合できれば大幅なコスト削減になる」と考えています。
これ自体は完全な間違いではありません。しかし、ビジネスプロセス改善の目的として適切か？と聞かれれば「No」と答えます。
ビジネスプロセス改善の目的を知る上では「そもそもなぜ改善が必要なのか？」をまず理解する必要があります。
人件費削減はや無駄の可視化は「ビジネスプロセス改善」でなくても実践できます。例えば既存業務プロセスをシステム化すれば、一定の人件費削減効果が得られるでしょう。従って、これらの目的を達成するには必ずしも「改善」である必要はないのです。
では「改善」が必要な場面とはなんでしょう？それは、事業戦略に沿って業務プロセスが機能していないという場面です。つまり「改善」とは「戦略と実業務の乖離を埋めるために行うもの」なのです。
多くの企業が想定している「人件費削減」や「業務の無駄を可視化する」という効果は、正しい目的に沿って実践しているビジネスプロセス改善の派生効果と言ってもいいでしょう。
ビジネスプロセス改善へ取り組む9つの心得
ビジネスプロセス管理を行う上で。目的を明確に理解することは非常に大切です。人件費削減や無駄の洗い出しなど間違った目的を指針にしたまま推進すると、100％に近い確率で失敗します。
さらに、正しい目的を理解した上でビジネスプロセス改善の心得を頭に留めておくことも重要です。
BPMチームに管理権限を与える
ビジネスプロセス改善とはある種の人々にとって敷居の高いものであり、取り組みにおいて不安も残ります。特に、BPMチームにかかるプレッシャーは非常に大きく、その重圧に耐えきれなくなるというケースもしばしばあるでしょう。
こうした事態を避けるためには、経営幹部からBPMチームに適切な管理権限を与えること、そして適度なサポートを施すことが大切です。
業務プロセスと問題の洗い出しを行う
ビジネスプロセス改善を行う上で問題点を洗い出すことはもちろん、表面上の問題だけでなくドリルダウンして根本的な問題を究明することも重要です。多くの場合、表面上に見えている問題の原因はその根っこの部分にあります。
プロセスの関連性を把握する
業務プロセスごとの関連性を把握することは根本的な原因究明に役立ちます。このため世界標準(ISO19510)などを使用した業務プロセスをマッピングすることが大切です。
効果の出やすい取り組みから始める
ビジネスプロセス改善成功の秘訣は「スモールスタート」です。いきなり全社的な改善に取り組んでも失敗する可能性を上げてしまうだけです。まずは短期間で効果の出やすい取り組みから始めてみましょう。
「改善できた」という効果立証を行えるだけでなく、成功要因を分析することで全社的な改善のヒントを得ることもできます。
適切な人材を参加させる
絶対に忘れてはならないのがビジネスプロセス改善に関係する、適切な人材を巻き込むことです。業務プロセスを改善して一番影響を受けるのは現場従業員であり、彼らの強力無くして完璧なプロジェクト進行は有り得ません。
また、現場への影響が一番大きいにも関わらずプロジェクトの除け者にされたと思われれば、改善に反発的な動きを見せる可能性もあります。
「自己否定」を恐れない
「納期遅れが度々発生する」という問題を抱えている企業の場合、「サプライヤーから部品が納期通りに入ってこない」など社外に原因があると考えるケースが少なくありません。しかし、自社の業務プロセスを遡っていれば社内に原因が潜んでいることが大半です。
ビジネスプロセス改善を実践する上では「自己否定」を恐れないでください。既存の業務プロセスを疑うという視点を持たなければ、貴社のビジネスプロセス改善が成功することはありません。
「If ～ then」に時間をかける
「If ～ then」とは「もしも～ならば」と様々なケースを想定し、状況に応じたシナリオを作成しておくことです。ビジネスプロセス改善では取り組んだ施策が必ずしも成功するわけではありません。
ですので様々なケースを想定して、その際の対応策を考えておく必要があります。ようは「保険をかける」のと同じなので、この「If ～ then」に時間をかけることがとても大切です。
取り組み前に評価尺度を考える
ビジネスプロセス改善が成功したかどうかを測定するためには、評価するための尺度が必要になります。つまり「目標値」と「基準値」を設定するということです。評価尺度が無ければ施策の効果測定を行うことができないので、取り組みに失敗する可能性がグンと上がってしまいます。
システムという枠にとらわれない
「ビジネスプロセス改善＝システムによる自動化」と捉える企業が少なくありませんが、システム化意外にも取り組むべきことはたくさんあります。システムという枠にとらわれるとビジネスプロセス改善の本質を見失ってしまうので注意しましょう。
ビジネスプロセス改善に成功する企業の共通点
ビジネスプロセス改善に成功する企業には必ず4つの共通点が存在します。それが、「適切な人材」「優先的な問題解決」「全社的な取り組みへの理解」「目的意識の共有」の4つです。いずれもビジネスプロセス改善の心得で紹介したものですが、その中でも特に大切なものとなっています。
改善に関わる適切な人材を巻き込み、問題に優先度を付けて解決。全社的に取り組みへの理解を得た上で、改善の目的意識を共有する。このポイントを守ってビジネスプロセス改善へと取り組めば、急激なビジネス変化にも対応できる強い組織力を築き上げることができるでしょう。
まとめ
最後に繰り返しますがビジネスプロセス改善の目的は戦略と実業務の乖離を埋めるために行うもの」です。人件費削減や無駄の排除といったものは二次的な目的だということを明確に理解しておきましょう。
また、ビジネスプロセス改善を成功させる上ではBPMシステムなど、一部ITソリューションを導入するのも非常に効果的です。
BPMソリューションは既存の業務プロセスと問題点の可視化を支援し、施策展開からその後のモニタリングまで改善業務をトータル的にサポートします。作成したモデリングをそのままシステムへと落とし込むことも可能で、大幅な業務効率化効果が得られるでしょう。
