業務改善

無料RPAソフトでできること RPAツールは無料で十分?

定型業務の自動化やレポーティングなどさまざまな場面で効果を発揮するRPAには、無料版と有料版があります。有料版の導入には多額のコストが発生するため、無料版を検討中の方もいるでしょう。

本記事では、無料版RPAのメリットとデメリットを明確化します。無料版と有料版のどちらを導入するべきか検討する際の参考にしてください。

RPAの定義をおさらい

RPAは「Robotic Process Automation」(ロボティック・プロセス・オートメーション)の略語です。日本語では一般に「ロボットによって業務プロセスを自動化すること」と説明されます。
RPAを導入すると、今まで人間がコンピューター画面に向かい、手作業で行っていた業務を、コンピューター(ソフトウェア)が代行します。これにより、該当業務の大幅な効率化やミスの抑制などが実現します。

最近では、ディープラーニングや機械学習などのAI技術を取り入れた、比較的高度な業務を代行できるRPAも登場しています。クラウドで利用できるRPA製品も導入事例を増やしており、性能の高度化・柔軟化も進んでいます。

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部門の壁を越えて RPA を拡張する際に留意すべき点、内部統制

RPAでできること

実際にRPAが代行してくれる業務について、その代表事例を整理していきましょう。

請求書発行などの定型業務

定型業務は、RPA導入に最適な分野です。例えば経理での請求書発行作業をはじめ、発注管理・在庫管理・納品管理業務や勤怠管理などは、一般的な性能のRPAでも代行可能です。
基本的には、業務プロセス内で決まった手順に従うだけで完結する作業箇所にRPAを導入する企業が多いでしょう。これにより、柔軟な対応が必要な業務に人間がより集中できる業務環境が整います。

レポーティング

RPAは、特定のタイミングで特定の情報を収集し、それらを一定の指標や計算式に基づいて整理する作業も非常に得意です。レポート作成は、こうしたRPAの能力を最大限に活かせます。
例えば、自社でECサイトを運営しているなら、閲覧者数・滞在時間・販売数など調べたいデータをあらかじめセットしておけば、RPAが自動で収集してくれます。またいくつかの指標を定型化しておけば、収集したデータを自動でまとめたり分析したりできます。
こうした自動レポート作成を毎朝始業前などの決まった時間に行うように設定することも可能です。人間の負担を大きく低減させながら、午前中のミーティングなども素早く始められるでしょう。

問い合わせ対応

定型文で済むメール・チャット対応も可能です。例えばフォームから寄せられる問い合わせについて、「質問内容・返答内容」のペアを設定しておけば、自動対応が実現します。ほかにも、実際の問い合わせ内容・返答内容の履歴を社内システムに蓄積させたり、問い合わせ内容に応じて適切な担当者に通知させたりできます。
リマインドメールの送信も可能です。あらかじめ入力した条件に合致するユーザーや顧客に対して、特定のメールを自動送信できるため、出し忘れや宛先の入力ミスなどを防止しつつ、担当者の負担を大きく減らせます。

RPAソフトの無料版と有料版の違い

RPA製品には無料版と有料版があります。一般に無料版は有料版に比べて、使用可能な機能の範囲や、ベンダーによるサポート範囲・内容が制限されています。

したがって無料版を使う場面としては、自社の特定の箇所にRPAを導入できるかをテストしたり、いくつかのRPA製品を比較したりする場合などが考えられます。その後、選定したRPAを有料版で使用するかどうか、またはどんな有料プランを契約するか、具体的に決めるとよいでしょう。状況や業種によっては、無料版で十分な場合もあります。

無料RPAソフトのメリット

無料版のRPAソフトは導入コストがかからず、スモールスタートが可能な点がメリットです。

導入コストがかからない

無料版の大きなメリットは、導入コストがかからないことです。

有料版RPAの導入コストは、比較的安価なクラウド版などであっても、数十万円はかかることが一般的です。大規模なものでは、導入に際して専門スタッフの雇用や外部コンサルタントへの依頼、専用コンピューターの設置などをした結果、数千万円単位になることもあります。さらに運用コストとして、最低でも月額数万円はかかります。

しかし無料版なら、もし導入や運用がうまくいかず、自社の環境には適していないことが明らかになった場合でも、コストが無駄になる恐れがありません。

特にはじめてRPAを導入する企業などでは、高額な有料版を最初から導入するのは得策ではありません。どのような機能を追加するために、どのくらいのコストが生じるのかを調べながら、しばらくは無料版で様子を見るのが安全です。現場からの見解や要望を聞きつつ、費用対効果を見極めながら、必要に応じて有料版を検討しましょう。

小規模から導入できる

無料版なら、導入コストという大きなハードルが消えるので、小規模から気軽に始められます。

最初から大規模に導入すると、修正対応などで現場が混乱し、業務に支障が出るリスクがあります。自社に合わず結局別のソフトを導入することになれば、コスト面での損失も甚大です。

しかし小規模から導入すれば、失敗するリスクを最小限に抑えられます。特にRPAに慣れていない企業では、スモールスタートを通して現場に馴染ませていくのがよいでしょう。導入した場合の問題点や自社の課題解決に適したソフトなのかなどを確認しながら、運用体制が整った段階で徐々に導入箇所を増やしていくと確実です。

無料RPAソフトのデメリット

低コストと引き換えに、無料版には明らかなデメリットが3つ存在します。

使える機能の範囲に制限がある

無料版で全機能を使用できるRPAは少数です。またデータストレージも、1GBなど非常に制限されている場合がほとんどです。そのため、無料版ではRPAを導入する本来のメリットを十分に享受できない可能性があります。

比較的多様な機能が使用できる無料RPAであっても、利用期限が設定されているケースが多いです。無料期間中に運用体制が整ったのならそのまま有料版に移行すればよいですが、検討中に無料期間が終わってしまうかもしれません。
期限を過ぎると自動で有料版に移行するソフトもあるため、自社に合わないと判断したら無料期間が終了する前に忘れずにキャンセル処理を行いましょう。

サポートが不足している

同一ベンダーでも、無料版と有料版との間でサポートの範囲・内容が異なるケースは多いです。特にトラブル対応などの高度なサポート提供は、無料版では十分に受けられないプランがほとんどでしょう。
また、日本ではまだRPAが普及しきっておらず、情報共有のためのコミュニティなども不足しています。ベンダーからの情報提供以外に、トラブルを解決する手段が見いだせない場合も少なくありません。
そのため、何らかのトラブルが生じても、その解決手段を見つけようがない状況が続く恐れもあります。社内業務が滞ったり顧客対応を実行できなくなったりなど、大きな機会損失へつながるリスクを抱えてしまうでしょう。

日本語に対応していない

無料版RPAは日本語に対応していない場合が多くあります。そのため、英語でマニュアルを解読したり、英語圏の情報共有コミュニティに参加したりできる担当者がいない企業では導入のハードルが高いでしょう。
仮に英語力のある人材がいる場合でも、ほかの従業員はRPAを使いこなせず、RPA使用についてのノウハウを蓄積できない可能性があります。
また、サポートを日本語で受けられないため、トラブル発生時のリスクも上昇するでしょう。

まとめ

無料版のRPAは導入コストがかからず、小規模から導入できるのがメリットです。一方で、機能制限や期間制限が設けられているケースが多く、サポート体制不足や日本語非対応などのデメリットがあります。リスクを抑えつつRPAを導入するには、まずは無料版を試し、自社の環境にフィットするRPAかを見定めるのがよいでしょう。

「Blue Prism」は、AIと機械学習を組み合わせた高性能のRPAで、自社の目的や課題に合ったロボットを作れるのが最大の魅力です。無料版(無償評価版)で30日間、15個までのプロセスが作成できます。導入のメリットを確認するためにも、まずはお試しください。

(参照:https://www.blueprism.com/japan/
(参照:https://www.ia-portal.jp/trial

徹底解説!RPAの導入メリットとツールの選定ポイント
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